Jeder kennt das Wort Protokoll. Büroangestellte hören es regelmäßig während der Sitzungen, Polizisten verwenden es für ihre berufliche Tätigkeit, und Staatsoberhäupter und Diplomaten sind gezwungen, die ihnen diktierten Regeln einzuhalten. Was ist ein Protokoll? Wir werden es unten herausfinden.
Die Bedeutung des Konzeptes des Protokolls
Wie eine beträchtliche Anzahl anderer Begriffe hat dieses Wort mehrere Bedeutungen. Alles hängt vom Tätigkeitsbereich ab, in dem das gewünschte Konzept angewendet wird. Wir werden also die häufigsten Situationen betrachten, in denen es üblich ist, über ein Protokoll zu sprechen.
Wenn wir über das Geschäftsumfeld sprechen, ist das Protokoll ein Dokument, das das Ereignis beschreibt (Sitzung, Sitzung, Verwaltungsrat usw.).
Wir haben bereits oben über die Polizei gesprochen, die auch oft ein ähnliches Dokument erstellt. In diesem Fall ist die Tatsache eines Verbrechens oder einer Straftat impliziert.
Im internationalen Format ist ein Protokoll ein Regelwerk, das bei offiziellen Treffen zwischen Regierungsbeamten und diplomatischen Vertretern befolgt werden sollte. Zum Beispiel gibt es ein Protokoll von Treffen zwischen Staatsoberhäuptern oder einen Besuch beim Präsidenten.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch auf das Konzept der Geschäftsprotokolle.
Sitzungsprotokoll
Geschäftstreffen sind ein wesentlicher Bestandteil aller Prozesse in einem Geschäftsumfeld. Sie können offiziell unter Berücksichtigung der festgelegten Zeit und nur im Bürogebäude vergehen. Informelle Geschäftstermine sind ebenfalls sehr beliebt. Im zweiten Fall können Sie auf die Protokollbestätigung der Konversation verzichten. Wenn die Sitzung offiziell ist, muss sie gemäß allen Regeln schriftlich erfolgen.
Das Protokoll wird von einem Sekretär oder einer anderen Person mit dieser Befugnis aufbewahrt. Versuchen Sie, eine ungefähre Liste der Themen zu finden, die auf dem Meeting besprochen werden, um mit dem Gespräch Schritt zu halten. Das Vorhandensein eines Diktiergeräts ist nicht überflüssig, um die Details nicht zu verpassen, da das Protokoll eine sehr detaillierte Beschreibung eines Geschäftsereignisses ist.
Die Namen der Anwesenden sowie der Abwesenden sollten aufgezeichnet werden. Sie können sich Notizen über den Ort aller Personen machen, die zu dem Meeting gekommen sind, damit die Urheberschaft bestimmter Wörter fehlerfrei angegeben werden kann.
Zu Beginn jeder Sitzung wird die Reihenfolge der Prüfung von Themen festgelegt. Schreiben Sie diese unbedingt wörtlich auf.
Wenn das Treffen abgestimmt hat, geben Sie die Ergebnisse an (wie viele Personen haben dafür und wie viele dagegen gestimmt). Für den Fall, dass eine kleine Anzahl von Personen anwesend war, haben Sie auch die Möglichkeit, die Vor- und Nachnamen aller Wähler zu notieren.
Verschieben Sie die Ausführung des Protokolls nicht in einem langen Feld, da Sie während dieser Zeit die Details des Meetings vergessen können.
Verhandlungsprotokoll
Verhandlungen unterscheiden sich von einem regulären Geschäftstreffen darin, dass sie normalerweise ein oder mehrere Themen diskutieren, die für beide Parteien eine große Rolle spielen. In diesem Fall bietet das Protokoll die Möglichkeit, alle Nuancen des Gesprächs und die Anforderungen der Parteien festzulegen. Das Problem, das nicht immer berücksichtigt wird, wird unmittelbar nach den ersten Verhandlungen behoben, sodass Direktoren oder andere Mitarbeiter Zeit und vollständige Informationen über das Meeting benötigen.
Das Verhandlungsprotokoll basiert auf dem gleichen Prinzip wie jedes Geschäftsdokument.
Es ist erforderlich, das Datum des beschriebenen Ereignisses, die Dokumentennummer und die Vollversion des Namens anzugeben. Das Folgende ist eine Einführung, die notwendigerweise die Liste der Teilnehmer und die Hauptthemen für die Diskussion angibt.
Im Hauptteil sind Informationen normalerweise in drei Teile unterteilt: "Gehört", "Gesprochen", "Beschlossen". In der Vollversion des Protokolls werden die Wörter aller Sprecher wörtlich zitiert. In einigen Fällen wird auch ein Auszug aus dem Protokoll dupliziert, wobei ein bestimmter Teil davon dupliziert wird.
