So planen Sie eine Veranstaltung: ein Beispiel

Eine Veranstaltung ist ein Treffen, das unter Beteiligung einer Gruppe von Personen geplant und abgehalten wird: ein Feiertag, ein Geschäftstreffen, eine Sportveranstaltung, eine Kinderparty, eine Werbekampagne usw. Da die Veranstaltung am häufigsten von einer großen Anzahl von Teilnehmern besucht wird, ist es äußerst wichtig, auf die Sicherheit aller eingeladenen Personen zu achten dass sie sich wohl fühlten, niemand gelangweilt war, es keine Beschwerden über die Speisekarte, die Leistung der Künstler, die Gestaltung des Besprechungsraums usw. gab. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, müssen Sie vorsichtig sein Aber um sich vorzubereiten.

Die Veranstaltungsvorbereitung beginnt mit der Planung. Es ist besser, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie die Veranstaltung im Voraus planen können. Je mehr Zeit bis zu einem wichtigen Datum verbleibt, desto mehr Möglichkeiten zum Nachdenken, Abwägen, Vermeiden von Fehlern und negativen Rückmeldungen von Teilnehmern. Die Pläne werden gemäß den Besonderheiten der Veranstaltung erstellt, es gibt jedoch allgemeine Empfehlungen für die Planung.

Was zu planen

Zuallererst das Ziel. Keine Veranstaltung findet einfach so statt. Unternehmensleiter wollen bestimmte Ergebnisse erzielen: die Bildung einer Unternehmenskultur, die Förderung von Waren auf dem Markt, die Erweiterung von Plattformen für Unternehmen, die Versammlung von Mitarbeitern, die Feier des Jubiläums (offizielle Anerkennung seiner Verdienste für das Unternehmen) usw. Hauptsache, das Ziel sollte konkret, klar formuliert und erreichbar sein. Zusammen mit dem Zweck wird auch die Art der Veranstaltung festgelegt (Buffet, Picknick, Urlaub im Wasserpark usw.).

Die nächste Planungsstufe ist das Budget. Egal wie sehr sich der Veranstalter bemüht, es wird nicht möglich sein, alle kreativen Ideen zu verwirklichen, wenn das Budget dies nicht zulässt. Bevor Sie entscheiden, wie ein Aktionsplan erstellt werden soll, müssen Sie sich daher für die Finanzen entscheiden.

Folgende Punkte werden berücksichtigt:

• Anzahl und Geschlecht der Gäste (notwendig für die Zubereitung des Menüs, Auswahl der Getränke);

• Veranstaltungsort;

• Design und technische Ausrüstung;

• Transport (wenn die Veranstaltung weg ist);

• Foto- und Videoaufnahmen;

• Einladung des Gastgebers, Künstler;

• Preise und Geschenke;

• Medienberichterstattung über die Veranstaltung (falls erforderlich).

Fragebögen

Nachdem Sie die oben genannten Probleme geklärt haben, können Sie mit der Erstellung von Fragebögen für die eingeladenen Personen beginnen. So wird es einfacher, die Wünsche der Gäste zu berücksichtigen. Gemäß den Ergebnissen der Umfrage müssen Sie möglicherweise Anpassungen am Plan und an der Schätzung vornehmen. Wir bieten eine ungefähre Liste von Fragen:

1. Planen Sie die Teilnahme an der Veranstaltung?

2. Wenn Sie nicht vorhaben, an der Veranstaltung teilzunehmen, aus welchem ​​Grund?

3. Wie haben Sie von der Veranstaltung erfahren?

4. Wie war die Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung (sehr einfach, unkompliziert, ohne Probleme, mit geringen Schwierigkeiten, Schwierigkeiten)?

5. Haben Sie Wünsche auf der Speisekarte?

6. Wer bezahlt Ihre Teilnahme an der Veranstaltung?

7. Für welche Themen, Diskussionsfragen interessieren Sie sich?

8. Haben Sie Fragen zu der Veranstaltung, welche?

9. Haben Sie Fragen an den Veranstalter, welche?

10. Wie möchten Sie Informationen über die Veranstaltung erhalten (Adresse, E-Mail, Telefon)?

11. Andere

Die Fragen werden je nach Art und Inhalt der Veranstaltung angepasst. Die Hauptsache ist, einen Fragebogen zu erstellen, damit der Veranstalter alle Antworten erhält, an denen er interessiert ist. Auf diese Weise können Sie festlegen, wie ein Aktionsplan erstellt werden soll, um alle Arten von Missverständnissen zu vermeiden. So werden muslimische Geschäftspartner während des Banketts kein Schweinefleisch anfassen (was bedeutet, dass das Menü Gerichte von Huhn, Truthahn enthalten sollte), und die Witze der führenden Unternehmenspartei mögen einigen Leuten nicht lustig erscheinen. Natürlich sollte die Umfrage anonym sein.

Nachdem die Informationen gesammelt wurden, fährt der Mitarbeiter direkt mit der Erstellung des Plans fort.

So planen Sie eine Veranstaltung: ein Beispiel

Das Planformular wurde gemäß GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ entwickelt. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram. " Traditionell listet der Plan die Arten von Arbeiten für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung, die Fristen und die Verantwortlichen auf. Am Anfang des Dokuments sind der Name der Organisation und die Art des zu genehmigenden Dokuments, das Datum, die Nummer und der Ort der Erstellung des Dokuments sowie der Stempel der Genehmigung anzugeben. Separat erstellte Finanzdokumente, Genehmigungsblätter und Einarbeitung in das Dokument. In Form eines Diagramms sieht es ungefähr so ​​aus:

Tabelle 1. Beispielaktionsplan

Ich stimme zu --------------- --------------- (Position des Firmenchefs) ------------------------------------- (vollständiger Name) (Unterschrift)
Aktionsplan für die Vorbereitung und Durchführung -------------------------------------------------- ---- (Ereignisname)
Datum: Veranstaltungort: Der Zweck der Veranstaltung:
Nein, nein.	Arten von Arbeit	Fristen	Verantwortlich
1.	Schaffung des Organisationskomitees	15.12.2014	Vollständiger Name
2.	Erstellung eines Kulturprogramms	15.12.2014	Vollständiger Name
3.	…

Der Plan kann auch die Spalten „Ergebnisse“ und „Notizen“ enthalten.

Der erstellte Plan wird mit der Unternehmensleitung besprochen, genehmigt und den Mitarbeitern mitgeteilt. Verantwortliche Personen tragen ihre Unterschriften in das Einarbeitungsblatt ein und erhalten eine Kopie des Plans. Danach die Frage: "Wie erstelle ich einen Aktionsplan?" als geschlossen betrachtet.

In der Regel finden Veranstaltungen mehrmals im Jahr statt, daher muss ein Eventmanager oder ein anderer Spezialist einen jährlichen Aktionsplan erstellen. Wie erstelle ich einen Aktionsplan für das Jahr?

Jahresplan

Bevor Sie mit der Erstellung des Jahresplans fortfahren, müssen Sie die Aktivitäten des Unternehmens für das vergangene Jahr analysieren. Basierend auf den Ergebnissen der analytischen Arbeit wird ein Bericht erstellt, dessen Inhalt Ziele für die nächsten 12 Monate festlegt. Mit den Veranstaltungen im neuen Kalenderjahr sollen genau diese Ziele erreicht werden.

Veranstaltungen sind monatlich geplant. Wie viele Veranstaltungen pro Monat durchzuführen sind - entscheidet das Unternehmen. Es hängt alles von den Zielen und dringenden Problemen ab. Es sind einmalige, regelmäßige und laufende Aktivitäten vorgesehen. Zu den einmaligen Ereignissen gehört insbesondere der Kauf von Geräten von einem ausländischen Unternehmen. Die aktuelle Veranstaltung findet ebenfalls einmal statt, dauert jedoch länger. Periodische Ereignisse werden in einem bestimmten Zeitintervall wiederholt. Dies kann Personalentwicklung (Konferenzen, Seminare, Webinare), Entwicklung und Durchführung von Projekten, Firmenveranstaltungen und mehr sein. Alle Ereignisse sollten in Bezug auf Durchführbarkeit, Thema und Zeitpunkt des Ereignisses logisch miteinander übereinstimmen.

Jahresplanformular

Der Jahresplan wird in Form eines allgemeinen Arbeitsplans oder Zeitplans erstellt. Manchmal sind beide Optionen angemessen (z. B. wenn die Darsteller in verschiedenen Organisationen arbeiten). Lassen Sie uns diese Art von Plänen genauer betrachten.

Im allgemeinen Jahresplan sind die Seriennummer, der Name der Veranstaltung, die Fristen, Ergebnisse, Führungskräfte und ein Hinweis vermerkt. Das Kapitel „Ergebnis“ gibt das Produkt der Aktivitäten der Spezialisten an: ein Prozess- oder Mechanismusdiagramm, ein abgeschlossenes Projekt, einen Bericht, ein Paket von Dokumenten usw.

Tabelle 2. Beispiel eines Gesamtarbeitsplans

Nein, nein.	Name der Veranstaltung		Ergebnisse	Fristen		Darsteller			Anmerkungen
				Starten Sie	Ende	GMBH	ABl	CJSC
1.	Internationale Konferenz		Sammlung von Abstracts	01/15	17.01	Vollständiger Name	Vollständiger Name	Vollständiger Name	Studierende spezialisierter Universitäten sind beteiligt
2.	Präsentation einer neuen Käsesorte		Bericht über die Präsentation einer neuen Käsesorte	16.02	02.17	Vollständiger Name	Vollständiger Name	Vollständiger Name	Technologen von Unternehmen sind beteiligt
3.	…

Bei der Erstellung eines Zeitplans werden Aktivitäten für jeden Monat angegeben. Die Kreuzung zwischen dem Namen des Ereignisses und dem Monat wird übermalt. Ein Dokument kann ungefähr so ​​aussehen:

Tabelle 3. Beispielzeitplan

Nein, nein.	Name der Veranstaltung	Ergebnisse	Darsteller	2014 Jahr			Anmerkungen
				Januar	Februar	März
1.	Internationale Konferenz	Sammlung von Abstracts	GMBH ABl CJSC
1.1.	Vorbereitung eines Newsletters	Informationsbrief	Büroleiter
2.	Präsentation einer neuen Käsesorte	Bericht über die Präsentation einer neuen Käsesorte
2.1.	Erstellung von Broschüren	Flyer	Marketingabteilung

Neben dem Jahresplan werden Gründe für Maßnahmen, Berichts- und Kontrollformulare sowie Anhänge entwickelt. Anwendungen umfassen:

• Finanzunterlagen;

• Kommunikationsplan, sonstige Veranstaltungsunterstützung;

• Risikoanalyse.

Alle oben genannten Pläne gelten für Erwachsene. Es finden jedoch verschiedene Veranstaltungen mit Kindern statt. Die Muster, Pläne für die Jungs zu machen, sind ungefähr gleich, aber es gibt einige Merkmale.

Wie erstelle ich einen Aktionsplan für Kinder?

Die Veranstaltung für junge Bürger unterscheidet sich von der für Erwachsene, vor allem in Bezug auf Bildung und (oder) gesundheitsfördernde Ausrichtung. Verantwortlich sind ernannte Lehrer, Psychologen, Entertainer, Bibliothekare, Berater in Gesundheitslagern und andere Spezialisten, die mit Kindern arbeiten. Die Besonderheiten der Veranstaltung hängen vom Alter der Kinder und den gestellten Aufgaben ab. Berücksichtigen Sie die Merkmale der Veranstaltungsplanung in einer Vorschule, Schule, Bibliothek und einem Erholungslager.

Vorschule

Kindergartenaktivitäten sind Teil des Jahresplans. Vorausgesetzt für:

• Matineen (Themen- und Feiertagstermine);

• Sportferien;

• Tage und Wochen der Gesundheit (einschließlich verschiedener Aktivitäten);

• Elternversammlungen usw.

Für jede dieser Aktivitäten wird ein Plan oder ein Szenario erstellt, das vom Manager genehmigt und mit seinem Stellvertreter vereinbart wird. Geben Sie den Namen des Ereignisses, den Zweck, die Aufgaben, den Zeitpunkt und den Ort des Ereignisses, die Ausrüstung, das Inventar, den Verlauf des Ereignisses (im Skript) und die Verantwortlichen an. Hier ist ein Beispiel für die Erstellung eines Aktionsplans für den Gesundheitstag:

Tabelle 4. Beispiel für einen Gesundheitstagplan für die Vorschule

Ich bestätige: Leiter von --------------- (Vollständiger Name) "____" ______________ 2014
Einverstanden: Stellvertretender Leiter der OIA ------------------------------ (vollständiger Name) "____" ______________ 2014
Aktionsplan zum Gesundheitstag (Datum)
Zeit und Ort	Ereignisname	Die Gruppe	Verantwortlich
8.00 - 8.30 Uhr Sportplatz	Morgengymnastik	Alle Gruppen	Gruppenpädagogen
10.00 -10.30 Uhr Sporthalle	Staffellaufe	Seniorengruppe	Sportlehrer, Gruppenpädagoge
…
15.00 - 15.20 Uhr Schwimmbad	Sportfreizeit "Neptun kam zu uns"	Mittelgruppe	Schwimmlehrer, Krankenschwester, Gruppenpädagoge
Im Laufe des Tages	Fotobericht vom Gesundheitstag	Alle Gruppen	Lehrer von Gruppen, Hilfslehrer

Abhängig von den Besonderheiten der Veranstaltung können die erwarteten Ergebnisse angegeben werden (Verringerung der Inzidenz von Schülern, Bildung von Vorstellungen über einen gesunden Lebensstil bei Kindern, Erhöhung des Niveaus der pädagogischen Kultur der Eltern usw.).

Das Szenario der Veranstaltung für Kinder im Vorschulalter sind Spiele, Aufführungen basierend auf Märchen, Zaubertricks, Attraktionen. Es ist wichtig, dass der Urlaub interessant, lustig, lebendig und vor allem nützlich für Kinder ist.

Schule

Aktivitäten für Schüler sind während des Schuljahres und während der Ferien geplant. Die Aktionspläne werden vom Schulleiter, Klassenlehrer, Sportlehrer, Organisationslehrer und Psychologen zusammengestellt. Die von den Lehrern erstellten Pläne werden vom Schulleiter geprüft und genehmigt. Die Ziele der Veranstaltung sind vorgesehen, erwartete Ergebnisse, die Verantwortlichen werden ernannt. Bei der Planung werden das Alter der Kinder, ihre Interessen, Probleme in der Klasse (schulische Leistung, Verhalten, Beziehungen im Team usw.) sowie objektive Faktoren (Jahreszeit, Art der Besiedlung, Gelände, Klima usw.) berücksichtigt. unvergessliche Daten. Dementsprechend finden Veranstaltungen zu den Themen „Ritter und Prinzessinnen“, „Bekanntschaft mit dem Musiktheater“, „Sommerferien“, „Sie kämpften für die Heimat“ und andere statt. Die Hauptsache ist, dass Kinder interessiert sein sollten. Die Studierenden selbst sind auch an der Vorbereitung und Planung der Veranstaltung beteiligt. Wie erstelle ich einen Aktionsplan? Das Beispiel ist in der Tabelle dargestellt.

Tabelle 5. Beispiel für einen Schulurlaubsplan

Ich stimme zu Schulleiter Nr. --------------------------- (vollständiger Name)
Bildungsplan für Herbstferien
Nein, nein.	Ereignis	Datum	Klasse	Zeit
1.	Besuch des Musical Comedy Theatre	28.10.2013	11	16 Uhr
2.	Operation Ein Buch heilen	29.10.2013	5-6	12.00 Uhr
3.	…

Kinderbibliothek

Das Bibliothekspersonal sorgt dafür, dass Kinder mehr lesen und Bücher lieben. Zu diesem Zweck finden literarische Abende, Quiz, Auktionen usw. statt. Wie erstelle ich einen Aktionsplan in der Bibliothek? Diese Arbeiten werden in mehreren Schritten durchgeführt. Das Thema der Veranstaltung wird ausgewählt, ihr Zweck und ihr Altersziel werden festgelegt. Entsprechend dem Alter der Teilnehmer werden literarische Werke ausgewählt und ein Skript erstellt.

Bibliothekare vergessen die Werbung nicht: Plakate, Flugblätter, Einladungen werden gemacht. Ein wichtiger Punkt ist die Vorbereitung von Bildmaterial. Das Ereignis selbst wird in den Medien aufgezeichnet, analysiert und beworben. Die Planform könnte ungefähr so ​​aussehen:

Tabelle 6. Beispielaktionsplan in der Kinderbibliothek

Nein, nein.	Ereignisformular	Ereignisname	Das Publikum	Datum
1.	Festzug	Valentinstag	Schüler	14.02
2.	Frage- und Antwortabend	"Wer kennt mehr Geschichten?"	Vorschulkinder und Grundschüler	18.03
3.	…