Das Protokoll der Sitzung ist ein Dokument, das alle wichtigen Entscheidungen dieser Veranstaltung widerspiegelt. Eine fehlerhafte Abfassung sowohl in Bezug auf die Bedeutung als auch in Bezug auf das Design kann dazu führen, dass die Teilnehmer des Meetings dies bestreiten. Darüber hinaus besteht das potenzielle Risiko, dass falsche Managemententscheidungen getroffen werden, wenn das Protokoll des Produktionsmeetings irreführende Informationen enthält. Richtig arrangieren hilft eine Reihe einfacher Empfehlungen.
Der Text dieses Dokuments besteht normalerweise aus zwei Teilen: Einführung und Hauptteil. Das Protokoll der Sitzung (die erste Hälfte) enthält eine Beschreibung der wichtigsten Parameter der Veranstaltung: Position, vollständiger Name Teilnehmer, Vorsitzender und Sekretär. Wenn einer der Anwesenden einen Sonderstatus hat (eingeladen, Experte, Beobachter usw.), wird dies auch im Dokument vermerkt. Wenn an der Besprechung viele Personen teilgenommen haben, können die Sitzungsprotokolle Daten über sie auf einem separaten Blatt enthalten, das eine untrennbare Anwendung des Dokuments darstellt. Der einleitende Abschnitt endet mit einer Agenda, die eine Liste der behandelten Themen enthält. Es ist wünschenswert, sie nach Wichtigkeit zu ordnen, es kann jedoch andere Faktoren geben, die den Platz in der Liste der Fragen beeinflussen. Beispielsweise kann die Struktur der Tagesordnung von der logischen Beziehung eines Teils ihrer Themen oder der Beschäftigung von Personen abhängen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Das Dokument selbst wird auf dem Briefkopf der Organisation (ihrer Einheit) ausgeführt. Es muss angegeben werden, wann die Besprechung stattgefunden hat.
Das Protokoll der Sitzung im Hauptteil sollte dem einleitenden entsprechen. Insbesondere sollten die Punkte in der gleichen Reihenfolge wie auf der Tagesordnung stehen. Der Algorithmus zum Erstellen eines Textes, der Informationen zu jedem Tagesordnungspunkt erfasst, lautet wie folgt: "zugehört", "gesprochen", "entschieden". Die Hauptregel in diesem Teil des Protokolls lautet, dass es sich nicht in eine Art Transkript verwandeln soll.
Insbesondere beschreibt der Unterpunkt „zugehört“, wer der Hauptredner zu diesem Thema war und was er als Ergebnis seiner Rede vorgeschlagen hat. Für die Redner geben die Teilnehmer auch an, wer gesagt hat, was sie vorgeschlagen haben. Die Entscheidung legt die endgültige Position der Mehrheit der Sitzungsteilnehmer fest. Wenn es durch Abstimmung angenommen wurde, ist anzugeben, wie viele Personen dafür waren, wie viele dagegen waren und wie viele Enthaltungen es gab. Abhängig von der Wichtigkeit der besprochenen Themen können vollständige Namen aufgelistet werden. Menschen, die diese oder jene Position eingenommen haben.
Das Protokoll der Sitzung wird vom Sekretär erstellt, das Dokument selbst wird von der Exekutive und dem Vorsitzenden der Sitzung unterzeichnet. Die Informationsquelle für die Zusammenstellung sind handschriftliche Entwürfe, Notizen, die mit einem Diktiergerät erstellt wurden, Transkripte. Wenn die Lösung von Problemen, die während der Sitzung festgestellt wurden, die Autorität eines hochrangigen Beamten erfordert, der nicht an der Sitzung teilgenommen hat, kann eine zusätzliche Genehmigung für Entscheidungen dieses Leiters erteilt werden. Das unterzeichnete und registrierte Protokoll kann sowohl als einzelnes Dokument als auch in Form von Auszügen für Beamte gesendet werden, für die nur ein Teil der Fragen gilt.
