Ein modernes Büro eines Unternehmens ist ohne eine Mini-Telefonzentrale nicht vorstellbar. Schließlich ist dieses Gerät für die Organisation einer qualitativ hochwertigen internen Kommunikation und die rationelle Nutzung von Stadttelefonleitungen verantwortlich. Der Kampf zwischen Büroangestellten um das Recht, von der einzigen verfügbaren Nummer aus einen Anruf zu tätigen, gehört heute der Vergangenheit an. Heutzutage wird dieses Problem durch die Verwendung externer und interner Leitungen gelöst. Die Anzahl der Festnetz-Telefonnummern muss nicht erhöht werden. Wie wähle ich eine TK-Anlage für das Büro aus und wie installiere ich sie? Antworten auf diese und andere Fragen finden Sie in diesem Artikel.
Was ist eine Telefonanlage?
Office PBX ist eine kleine automatische Telefonzentrale. Es wurde entwickelt, um eine kleine Anzahl von Städtenummern zu bedienen. Mit einem solchen Gerät kann es sich das Unternehmen leisten, nicht für jede verwendete Nummer eine eigene Leitung zuzuweisen. Dies führt zu geringeren Anrufkosten.
PBX konzentriert die Last auf die Leitung. Aufgrund der Tatsache, dass jeder von ihnen intensiver genutzt wird, kann das Unternehmen einen Teil der festen Nummern ablehnen oder das normale Funktionieren des Unternehmens sicherstellen, wenn es an ihnen mangelt.
Das Funktionsprinzip der mini-automatischen Telefonzentrale für ein Büro ähnelt der Arbeit von Mehrkanalstationen, an denen Telefonkommunikationsbetreiber arbeiten. Der Unterschied besteht nur in der Anzahl der bedienten Zimmer. Bei einer Büroinstallation ist diese Anzahl viel kleiner. Mini-ATS zeichnet sich außerdem durch eine Aufteilung in interne und externe Leitungen aus.
Wie wähle ich eine Telefonanlage für das Büro aus? Lesen Sie weiter unten mehr darüber.
Wie wähle ich eine Büro-Telefonanlage aus?
Um beim Kauf einer Telefonanlage die richtige Wahl zu treffen, müssen Sie die Eingabedaten festlegen und die gewünschten Kriterien angeben.
Die Eingabe bezieht sich auf die Anzahl der verfügbaren Festnetzanschlüsse und die gewünschte Anzahl der Arbeitserweiterungen. Die Standardverteilung lautet wie folgt: Jede Stadtlinie entspricht 3-4 Inlandslinien. In jedem Fall wird empfohlen, sich bei der Bestimmung der Anzahl der Serviceräume an einen Spezialisten für die Installation einer Telefonanlage für das Büro zu wenden. Die kleinste Kapazität eines solchen Geräts beträgt 3 Festnetzanschlüsse und 8 interne Teilnehmer.
Es muss geklärt werden, ob nach der Installation der Büro-PBX freie externe und interne Kanäle verbleiben. Ein solcher Bestand sollte nicht groß sein, aber da er in naher Zukunft vollständig fehlt, kann eine Reihe von Problemen auftreten. Wir dürfen die internen Leitungen für Faxe und Modems nicht vergessen.
Sie sollten sich auch für den Hersteller entscheiden. Die beliebtesten Unternehmen, die TK-Anlagen für das Büro herstellen, sind Panasonic und LG.
Es gibt eine Reihe wichtiger Punkte, die Sie nur mit einem PBX-Verbindungsspezialisten besprechen müssen:
- das Vorhandensein eines eingebauten Adapters zum Anschließen unterbrechungsfreier Batterien;
- die Notwendigkeit eines Anschlusses für einen Computer, der Verhandlungsprotokolle führt;
- die Möglichkeit, den Lastverteilungsmodus gleichmäßig auf jeder der Stadtlinien einzustellen.
Jetzt wissen Sie, wie Sie eine Telefonanlage für das Büro auswählen. Es ist an der Zeit, mehr über die Hauptfunktionen dieses Geräts zu erfahren.
Die Hauptfunktionen, die mit einer TK-Anlage ausgestattet sind
Die Büro-PBX hat die folgenden Hauptfunktionen:
- Anrufweiterleitung Diese Funktion ist unabhängig von der Art der Aktivität des Unternehmens am beliebtesten. Sie können einen eingehenden Anruf an ein Fax oder einen bestimmten Mitarbeiter des Unternehmens umleiten. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende Nebenstellennummer am Systemtelefon und legen Sie auf. Die externe Partei hört die Melodie, bis eine neue Verbindung hergestellt ist. Wenn ein bestimmter Mitarbeiter nicht an Ort und Stelle ist oder seine Leitung besetzt ist, wird der externe Anruf an das Systemtelefon zurückgegeben.
- "Abfangen" eines Anrufs. Diese Funktion ist erforderlich, wenn einer der Mitarbeiter zu einem anderen Desktop gegangen ist und zu diesem Zeitpunkt sein Telefon klingelte. Mit der Telefonanlage für das Büro kann dieser Mitarbeiter den Anruf auch dann entgegennehmen, wenn er sich im Umkreis bewegt. Dazu muss der Mitarbeiter auf einem der Geräte eine bestimmte Zahlenkombination wählen.
- Empfangen Sie einen Anruf während eines Anrufs. Wenn während eines Anrufs ein paralleler Anruf eingeht, ist im Mobilteil ein bestimmtes Signal zu hören. Durch Eingabe eines einfachen Codes können Sie diesen Anruf entgegennehmen.
- Verbindungsreihenfolge. Bei erfolglosen Versuchen, eine Festnetznummer zu erreichen, die ständig besetzt ist, müssen Sie einen speziellen Code wählen. Die TK-Anlage benachrichtigt Sie, dass die erforderliche Leitung freigegeben wurde und die Verbindung automatisch hergestellt wird.
- "Folge mir". Mit dieser Funktion können Sie zu einer der internen Nummern im Umkreis des Büros umleiten. Daher ist der Mitarbeiter möglicherweise nicht am Arbeitsplatz, aber alle eingehenden Anrufe werden von ihm angenommen.
- Telefonkonferenz. Mit dieser Funktion können Sie einen oder mehrere zusätzliche Teilnehmer an ein Telefongespräch anschließen. Konferenzteilnehmer können sowohl interne als auch externe Abonnenten sein.
- Verbindung zum Gespräch. Dank dieser Funktion kann der Manager jederzeit eine Verbindung zu einem seiner Untergebenen herstellen, auch wenn gerade ein Telefongespräch geführt wird. Nur ein Teilnehmer mit einer geeigneten Prioritätsstufe kann eine Verbindung zur Konversation herstellen. Dieser Vorgang wird von einem Tonsignal begleitet. Entsprechende Prioritätsstufen werden bei der Installation und Konfiguration der TK-Anlage vergeben.
Zusätzliche Funktionen der TK-Anlage
Zusätzlich zu den Grundfunktionen, über die Büro-PBX-Anlagen standardmäßig verfügen, gibt es eine Reihe zusätzlicher Funktionen, die in einem bestimmten Fall nützlich sind. Einige von ihnen werden unten beschrieben.
Wenn die Empfangsdame am Systemtelefon beschäftigt ist, kann ein eingehender Anruf in die Warteschlange gestellt werden. Der externe Teilnehmer hört keinen Piepton, sondern eine Sprachnachricht, die Sie selbst erstellen können. Dies kann entweder eine Werbebotschaft oder eine einfache Aufforderung sein, in der Leitung zu bleiben.
Eine weitere Möglichkeit, die Sekretärin ein wenig zu entlasten, besteht darin, externen Abonnenten das Recht zu geben, die erforderliche interne Nummer eines bestimmten Unternehmensmitarbeiters selbst zu wählen.
Durch die Verwendung von Sprachprozessoren können Sie jede Nebenstelle mit einem Anrufbeantworter ausstatten. Darüber hinaus ermöglicht eine solche Voicemail die Verarbeitung eingehender Anrufe ohne Beteiligung von Betreibern.
Um festzustellen, welcher der Mitarbeiter welche Fern- oder Auslandsgespräche geführt hat, kann jedem Mitarbeiter ein persönlicher Code zugewiesen werden, mit dem eine Person die Fernkommunikation nutzen kann. Wenn der Mitarbeiter keine speziellen Nummern hat, kann er die Mautlinie nicht anrufen.
Im Folgenden werden sowohl Standard- als auch moderne Arten von Büro-PBX-Anlagen beschrieben.
Analoge Telefonanlage
Analoge TK-Anlagen können verwendet werden, wenn die Anzahl der internen Teilnehmer nicht mehr als fünfzig beträgt und keine hohen Anforderungen an die Funktionalität des Telefonnetzes gestellt werden.
Solche Geräte wandeln Sprache in ein gepulstes oder kontinuierliches elektrisches Signal um, dessen Amplitude variiert. Bisher können analoge Mini-PBX-Anlagen bis zu 46 Ports bedienen.
Der Hauptvorteil solcher Geräte sind geringere Kosten im Vergleich zu digitalen Geräten mit derselben Kapazität. Der Nachteil von analogen TK-Anlagen ist eine geringe Anzahl von Servicefunktionen.
Digitale Telefonanlage
Digitale PBX-Anlagen können mehr als 50 Ports bedienen. Solche Geräte wandeln Sprache unter Verwendung einer Pulscodemodulationstechnik in binäre Impulsströme um.
Digitale TK-Anlagen haben im Vergleich zu analogen höhere Kosten. Dank dessen verfügt ein solches Gerät jedoch über eine Vielzahl von Servicefunktionen. Außerdem sind diese TK-Anlagen in Büros viel einfacher zu installieren.
Drahtlose Telefonanlage
Drahtlose Telefonanlagen für das Büro bieten Mobilität für Mitarbeiter und erfordern keine Verkabelung. Bei Verwendung eines solchen Geräts verfügen die Mitarbeiter über schnurlose Telefone, mit denen sie sich über den gesamten Umfang bewegen können.
Im Gegensatz zu Mobilfunk ist WLAN kostenlos. Die Kapazität solcher mini-automatischer Telefonvermittlungen kann problemlos erhöht werden. Für den Betrieb dieser Verbindung sind keine Genehmigungen erforderlich.
Im Gegensatz zu kabelgebundenen Telefonen sind Radios vor Abhören und verdeckten Verbindungen geschützt. Die Klangqualität bei Verwendung einer drahtlosen Telefonanlage wird als hoch charakterisiert.
Virtuelle Telefonanlage
Die virtuelle Telefonanlage für das Büro ist ein Produkt der neuesten Technologie. Es befindet sich auf dem Server des Internetbetreibers, erfordert keinen Kauf zusätzlicher Geräte und arbeitet auf der Grundlage des im Büro verfügbaren Netzwerks.
Bei Verwendung solcher Geräte werden die Kommunikationskosten auf ein Minimum reduziert. Bei Bedarf erfolgt die Kapazitätserweiterung dieser TK-Anlage sehr schnell.
Wenn das Büro den Standort geändert hat, ist das Ändern der verfügbaren Telefonnummern nicht erforderlich. Es ist auch nicht erforderlich, Spezialisten anzurufen, um eine solche Telefonanlage zu installieren und anzuschließen - die gesamte Steuerung erfolgt über das Internet.
TK-Anlage mit GSM
Das Mini-PBX-GSM für das Büro dient zur Organisation der Telefonkommunikation an Orten, an denen keine Möglichkeit einer regulären Leitung besteht, aber ein Signal von einem Mobilfunkbetreiber vorliegt.
Das GSM-Gateway hilft, die Anzahl der externen Leitungen zu erhöhen und gleichzeitig die Bürokosten für die Mobilkommunikation zu senken. Die Installation ist in jedem Gebäude, jeder Stadt oder jedem Land möglich, in dem Ihr IP-Netzwerk verfügbar ist. Eine Mini-Telefonanlage für ein Büro, das solche Geräte verwendet, bietet die Möglichkeit, so viele Mobilanrufe wie möglich über einen Internet- oder Unternehmenstarif zu tätigen, wenn diese unter den normalen Anrufkosten liegen.
Installation der Büro-Telefonanlage
Die Installation der TK-Anlage für das Büro umfasst Design und Konfiguration. Wenn Sie die Meinung eines Spezialisten für den Anschluss solcher Geräte hören, müssen Sie die für Sie relevantesten Optionen und die erforderliche Kapazität der Telefonvermittlung ermitteln.
Die nächste Installationsstufe ist die Installation von Geräten. Normalerweise befindet es sich in einem speziellen Schrank. Nach dem Anschließen der externen und internen Ports werden alle Kabel gekreuzt und markiert, und der erste Test des Systems wird durchgeführt.
Der nächste Schritt ist die Programmierung und Konfiguration der TK-Anlage. Dieser Prozess ist für einen bestimmten Kunden rein individuell, da die Wünsche und Anforderungen jedes Kunden unterschiedlich sind.
Wenn sich die Büros des Unternehmens in mehreren Gebäuden befinden, sollte jedes eine eigene Telefonanlage einrichten, die über eine digitale oder analoge Amtsleitung miteinander kommuniziert. Normalerweise wird ein Systemtelefon verwendet, das mit der Sekretärin installiert wird. Die übrigen Mitarbeiter sollten mit herkömmlichen Geräten ausgestattet sein. Wenn alle Mitarbeiter mit Systemtelefonen versorgt werden müssen, müssen zusätzliche Systemplatinen für TK-Anlagen erworben werden, was zusätzliche Kosten verursacht.
